Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Masalan Kisa ry, Y- tunnus 1003421-2)
Osoite PL 67, 02401 Kirkkonummi
Yhteyshenkilön sähköposti:
Mika Lindroos,
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja markkinointirekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään Masalan Kisa ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Masalan Kisan toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Masalan Kisan järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. Masalan Kisa käyttää osallistumis- ja jäsentietojen käsittelyyn Hoika-toiminnanohjausjärjestelmää/jäsenrekisteriä. Jalkapallojoukkueet- ja jaos käyttävät myös Nimenhuuto-järjestelmää.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta jäsenrekisterissä. Masalan Kisan järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös ryhmäkohtaiseen kohdennettu tiedottaminen ja markkinointi Masalan Kisan tapahtumista ja muusta toiminnasta.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
Masalan Kisan lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Masalan Kisan jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
– Jäsenen täydellinen nimi
– Postiosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Puheenjohtaja
– Toimintakoordinaattori
– Sihteeri
– Talouden/rahastonhoitaja
– Hallituksen jäsenet
– GYM jaoskoordinaattori
– Valmennuspäällikkö
– Laskutussähköpostiosoite
Osallistujilta kerättävät tiedot
Alle 18 v.
Osallistujan nimi
Huoltajan/huoltajien nimet
Huoltajan/huoltajien sähköpostiosoite
Huoltajan/huoltajien osoite
Huoltajan/huoltajien puhelinnumerot
Osallistujan syntymäaika
Ruoka-aineallergiat iltapäiväkerhoon ja leireille osallistuvilta
Sairaustiedot, mikäli sairaus voi vaikuttaa ryhmässä osallistumiseen.
Yli 18v.
Nimi
Osoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Syntymäaika
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Masalan Kisan käyttämään Hoika-jäsenrekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat suojattu.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Kolmannelle osapuolelle luovutettavat tiedot ovat vain sellaisia, jotka liittyvät olennaisesti tapahtumaan osallistumiseen.
Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Jalkapallon osalta jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovutettaa Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Masalan Kisan jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä jäsenen sitä erikseen pyytäessä. Jäsenyyden poistaminen edellyttää, että maksut on suoritettu. Katso tarkemmin kohta rekisteröidyn oikeudet.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Masalan Kisan kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Masalan Kisan käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Masalan Kisan oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Masalan Kisa käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Masalan Kisa voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Masalan Kisa voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Masalan Kisa ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
Allergiatiedot – ja sairaustiedot ryhmiin- ja tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja.
Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista.
Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.
Yhteydenotot Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: . Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä osoitteeseen: Masalan Kisa ry, PL 67, 02401 Kirkkonummi
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (25.5.2018)